Fungsi Administrasi Pendidikan, Langkah Perencanaan, Ciri-ciri dan Syarat-syaratnya

Fungsi Administrasi Pendidikan

Manajemen meliputi berbagai fungsi. Fungsi manajemen yang dimaksud di sini menurut Morris (1976) adalah rangkaian berbagai kegiatan wajar yang telah ditetapkan dan memiliki hubungan saling ketergantungan antara yang satu dengan yang lainnya, dan dilaksa- nakan oleh orang-orang, lembaga atau bagian-bagiannya, yang d iberi tugas untuk melaksanakan kegiatan kegiatan tersebut (Sudjana, 2000: 51).

Pengertian di atas menunjukkan bahwa fungsi-fungsi mana- jemen itu berwujud kegiatan-kegiatan yang berurutan dan berhubungan sehingga satu kegiatan menjadi syarat bagi kegiatan lainnya. Kegiatan kegiatan itu harus dan dapat dilakukan oleh seseorang atau kelompok yang bergabung dalam suatu organisasi.

Baca juga : Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perkembangan Sosial dan Tahapan Interaksi Sosial  

Menurut Sudjana (2000 : 52) sepanjang sejarah perkemba- ngannya, para pakar manajemen mengemukakan bahwa fungsi manajemen itu menurut rangkaian urutan yang berbeda-beda. Perbedaan tersebut disebabkan antara lain oleh keragaman latar belakang profesional para pakar, perbedaan situasi yang dihadapi, variasi pendekatan yang digunakan dalam menerapkan fungsi manajemen, serta berkembangnya tuntutan dan kebutuhan ilmu pengetahuan, dan teknologi yang harus dipertimbangkan dalam penyelenggaraan manajemen. Oleh karena itu, tak heran jika para ahli berikut mengemukakan fungsi-fungsi itu berbeda menurut jumlah dan istilah yang digunakan.

Berbagai urutan fungsi manajemen tersebut adalah sebagai berikut :

1. Hendri Fayol, yang dianggap sebagai pakar pertama yang mengu- kuhkan teori manajemen, mengemukakan fungsi manajemen dalam bukunya General and Industrial Management (1939). Me- nurut Fayol, manajemen mencakup lima fungsi yang berurutan yaitu : planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), commanding (perintah), coordinating (pengkoordinasian), dan controlling (pengawasan). Rangkaian fungsi ini dikenal dengan singkatan POCCC.

2. Luther M Gullick, dalam Paper on the Science of Administration, merinci fungsi-fungsi manajemen ke dalam enam urutan yaitu : planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staff- ing (penyusunan stafl, directing (pengarahan), coordinating (pengkoordinasian), reporting (pelaporan), dan budgetting (penganggaran). Keenam fungsi ini dapat disingkat menjadi POSCORB.

3. John D Milles, dalam Management and Public Service, mengklasi- fikasikan fungsi-fungsi manajemen ke dalam dua kategori yaitu: d irecting (pengarahan dan bimbingan) serta facil itating (pemberian bantuan).

4. Harold Koontz dan Cyrill & Donell, dalam Principles of Manage- ment, menggolongkan fungsi-fungsi manajemen ke dalam lima urutan, dengan singkatan POSDC. Kelima fungsi itu adalah : plan- ning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), staffing (penyusunan staf), d irecting (pengarahan), dan controlling (pengawasan).

5. George R Terry (1970), dalam Principles of Management, mengemukakan empat fungsi manajemen, dengan singkatan POAC yaitu : planning (perencanaan), organizing (pengorgani- sasian), actuating (pelaksanaan), dan controlling (pengawasan). Dalam buku yang sama dan diterbitkan tahun 1978, Terry merinci fungsi dasar dan proses manajemen yang terdiri atas : planning, organizing, dan controlling. Planning mencakup penyu- sunan rangkaian kegiatan, dari berbagai alternatif upaya, yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Organizing meliputr pembagian dan pengelompokan kegiatan, penyusunan staf untuk melaksanakan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, motivasi, dan pengarahan. Controlling menyangkut inovasi, koordinasi, dan pelayanan (representating).

6. Patrick E Connor (1974), dalam Dimensions in Modern Manage- ment, mengelompokkan empat fungsi manajemen sebagai beri- kut yaitu : planning (perencanaan), organizing (pengorganisa- sian), staffing (penyusunan staf), dan controlling (pengawasan). Perencanaan berkaitan antara lain dengan penentuan tujuan, unsur-unsur forecasting, dan model perencanaan yang dinamis. Pengorganisasian meliputi prinsip-prinsip organisasi, pengin- tegrasian, kekuasaan, sentralisasi dan desentralisasi, serta kelompok kerja. Penyusunan staf berkaitan dengan kualifikasi tenaga, efektivitas interpersonal dan penampilan, nilai nilai eksekut if, kmunikasiy mot ivasi dan pola kepemimpinan. Pengawasan menyangkut aspek-aspek penampilan organisasi, anggaran biaya, kriteria efektivitas organisasi, dan penilaian.

7. Edwin B Filippo dan Garry M Musinger (1975), dalam Manage- ment, mengemukakan empat fungsi manajemen yaitu : planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), directing (penga- rahan), dan controll ing (pengawasan). Planning mel iputi kegiatan perencanaan resmi, yaitu untuk menyusun tujuan tujuan yang dikehendaki oleh masyarakat dan lembaga, pengambilan keputusan dengan menggunakan sistem informasi manajemen, jenis-jenis rencana, serta keterlibatan unsur manusiawi Pengor- ganisasian menyangkut proses penyusunan organisasi formal dan/ atau informal. Pengarahan berkaitan dengan penggerakan secara resmi oleh pimpinan, motivasi melalui partisipasi dan komunikasi. Pengawasan menyangkut pengawasan resmi dan integrasi kepentingan bersama.

8. Paul Hersey dan Kenneth H Blanchard (1982), dalam Management of Organizational Behavior : Utilizing Human Resources, mengu- tip kiasifikasi fungsi fungsi manajemen yang dikemukakan john F Mee. Hersey dan Blanchard membagi fungsi-fungsi tersebut menjadi empat urutan yang dapat disingkat dengan POMC, yaitu: planning (perencanaan), organizing (pengorganisasian), moti- vating (penggerakan), dan controlling (pengawasan). Peren- canaan meliputi kegiatan penentuan tujuan umum dan tujuan khusus serta menyusun peta kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. Pengorganisasian ialah kegiatan untuk menghimpun dan memadukan sumber-sumber seperti tenaga manusia, modal, fasilitas, dan alat-alat secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan. Penggerakan berkaitan dengan penentuan tingkatan penampilan para pelaksana serta pengaruhnya dalam upaya pencapaian tujuan. Motivasi ini sering merupakan bagian dari pengarahan yang dflakukan bersamaan melalui komunikasi dan memimpin. Pengawasan meliputi kegiatan mencari umpan balik dari hasil yang dicapai dan tindak lanjutnya, membandingkan tingkat pencapaian dengan rencana, dan untuk mengadakan penyesuaian apabila terdapat penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan.

9. Siagian (1983) dalam Filsafat Administrasi mengemukakan lima fungsi manajemen. Kelima fungsi itu adalah perencanaan, peng- organisasian, penggerakan, pengawasan, dan penilaian.

10. John R Schemerhorn, James C Hunt, dan Richard N Osborn (1985), dalam Managing Organizational Behavior, mengemu- kakan bahwa studi tentang perilaku berorganisasi (organiza- tional behavior) menyangkut berbagai implikasi praktis dalam setiap fungsi manajemen. Fungsi manajemen ini terdiri atas lima urutan yaitu : planning, organizing, staffing, directing or leading, dan controlling. Planning meliputi pemilihan dan pengarahan tujuan-tujuan di masa datang serta identifikasi berbagai kegiatan untuk mencapai tujuan tersebut. Organizing ialah kegiatan menggabungkan sumber manusia dan non-manusia. Staffing ialah pengadaan, pemilihan, penggajian, dan peningkatan kemampuan pelaksana. Pengarahan atau kegiatan memimpin menyangkut bimbingan dan supervisi terhadap kegiatan para pelaksana. Sedangkan controlling berkaitan dengan pemantauan penampilan dan kegiatan perbaikan.

Untuk mendapat gambaran yang lebih jelas tentang fungsi- fungsi tersebut di bawah ini akan diuraikan secara lebih rinci.

1. Perencanaan (Planning)

Perencanaan, merupakan fungsi awal manajemen. Peren- canaan adalah proses yang sistemat is da lam pengambilan keputusan tentang tindakan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Disebut sistematis karena perencanaan itu dilaksana- kan dengan menggunakan prinsip-prinsip tertentu. Prinsip-prinsip tersebut mencakup proses pengambilan keputusan, penggunaan pengetahuan dan teknik secara ilmiah, serta tindakan atau kegiatan yang terorganisasi.

Baca juga : Perkembangan Sosial pada Masa Dewasa, Dewasa Dini, Madya dan Akhir  

Waterson (1965) mengemukakan bahwa pada hekekatnya perencanaan merupakan usaha sadar terorganisasi, dan terus menerus dilakukan dilakukan untuk memilih alternatif yang terbaik dan sejumlah alternatif tindakan guru mencapai tujuan (Sudjana,

2000 : 62). Perencanaan bukan kegiatan tersendiri melainkan merupakan suatu bagian dari proses pengambiian keputusan yang kompleks. Keputusan yang diambil dalam perencanaan itu berkaitan dengan rangkaian t indakan atau kegiatan yang akan datang. Suherman (1988) mengemukakan bahwa “perencanaan adalah suatu penentuan urutan tindakan, perkiraan biaya serta peng- gunaan waktu untuk suatu kegiatan yang didasarkan atas data dengan memperhatikan prioritas yang wajar dengan efisien untuk tercapainya tujuan” (Suherman dkk,1988:82)

Rangkaian tindakan atau kegiatan itu perlu dilakukan karena dua alasan, yaitu pertama, untuk mewujudkan kemajuan atau keberhasilan sesuai dengan yang diinginkan. Kedua, supaya tidak terjadi hal-hal yang tidak diharapkan, dan kondisi yang sama atau lebih rendah dari pada keadaan pada saat ini.

Defenisi yang d i kemukakan Yusuf Enoch (1995) lebih mengkhususkan pada perencanaan pendidikan. Perencanaan pendidikan di Indonesia merupakan suatu proses penyusunan alternatif kebijaksanaan mengatasi masalah yang akan dilaksanakan dalam rangka pencapaian tujuan pembangunan pend id ikan nasional dengan mempertimbangkan kegiatan kegiatan yang ada di bidang sosial ekonomi, sosial budaya dan kebutuhan pemba- ngunan secara menyeluruh terhadap pendidikan nasional.

Dari defenisi tersebut jelaslah bahwa perencanaan itu sangat penting untuk dilaksanakan oleh para pengelola pendidikan, karena ditandai dengan adanya desakan masalah dalam berbagai aspek harus ditangani. Tanpa perencanaan maka banyaklah masalah pendidikan yang akan ditunda penanganannya, dan hal ini dapat menambah besarnya permasalahan pada tahun berikutnya. Disamping itu juga perencanaan pendidikan seharusnya dipandang sebagai suatu alat yang dapat membantu para pengelola pendidikan untuk lebih berdaya guna dalam melaksanakan tugas dan fungsinya. Perencanaan dapat menolong pencapaian suatu target atau sasaran secara lebih ekonomis, tepat waktu dan memberi peluang untuk lebih mudah dikontrol dan dimonitor dalam pelaksanaannya.

Dengan demikian perencanaan merupakan salah satu syarat mutlak bagi setiap kegiatan administrasi. Tanpa perencanaan, pelaksanaan suatu kegiatan akan mengalami kesulitan dan bahkan kegagalan dalam mencapai tujuan yang diinginkan. Perencanaan merupakan kegiatan yang harus dilakukan pada permulaan dan selama kegiatan administrasi itu berlangsung. Di dalam setiap perencanaan ada dua faktor yang harus diperhatikan, yaitu faktor tujuan dan faktor sarana, baik sarana personel maupun material.

Langkah-langkah dalam perencanaan meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Menentukan dan merumuskan tujuan yang hendak dicapai

b. Meneliti masalah-masalah atau pekerjaan-pekerjaan yang akan dilakukan

c. Mengumpulkan data dan informasi-informasi yang diperlukan d. Menentukan tahap-tahap dan rangkaian tindakan

e. Merumuskan bagimana masalah-masalah itu akan dipecahkan dan bagaimana pekerjaan-pekerjaan itu akan diselesaikan

Syarat-syarat perencanaan

Dalam menyusun perencanaan syarat-syarat berikut perlu diperhatikan :

a. perencanaan harus didasarkan atas tujuan yang jelas b. bersifat sederhana, realistis dan praktis

c. terinci, memuat segala uraian serta klarifikasi kegiatan dan rangkaian tindakan sehingga mudah di pedomani dan dijalankan

d. memiliki fleksibilitas sehingga mudah disesuaikan dengan kebutuhan serta kondisi dan situasi sewaktu-waktu

e. terdapat perimbangan antara bermaca-macam bidang yang akan digarap dalam perencanaan itu, menurut urgensinya masing- masing

f. diusahakan adanya penghematan tenaga, biaya dan waktu serta kemungkinan penggunaan sumber-sumber daya dan dana yang tersedia sebaik-baiknya

g. diusahakan agar sedapat mengkin tidak terjadi adanya duplikasi pelaksanaan

Merencanakan berarti pula memikirkan tentang penghematan tenaga, biaya dan waktu, juga membatasi kesalahan-kesalahan yangmungkin terjadi dan menghindari adanya duplikasi-duplikasi atau tugas-tugas/pekerjaan rangkap yang dapat menghambat jalannyapenyelesaian. Jadi, perencanaan sebagai suatu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut : “perencanaan(planning) adalah aktivitas memikirkan dan memilih rangkaian t indakan- tindakan yang tertuju pada tercapainya maksud-maksud dan tujuan pendidikan”.

 
2. Pengorganisasian (Organizing)

Pengorganisasian, sebagai fungsi manajemen, memil iki pengertian yang berbeda-beda. Perbedaan tersebut disebabkan oleh perbedaan latar belakang keahlian para pakar yang mem- berikan pengertian itu, dan dipengaruhi oleh kondisi Iingkungan dalam menerapkan fungsi pengorganisasian tersebut.

Sudjana (2000: 113) menyimpulkan beberapa pendapat tentang pengorganisasi seperti yang dikemukakan berikut. Conner (1974) memberikan arti bahwa pengorganisasian adalah aktivitas melayani proses kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengorganisasian dilakukan dengan menyusun kelom- pok orang-orang yang tepat untuk melaksanakan kegiatan. Kelompok orang-orang itu disebut organisasi resmi (formal orga- nization). Dalam organisasi semacam ini terdapat pembagian kekuasaan, wewenang dan peranan diantara orang yang bergabung dalam organisasi tersebut. Pengorganisasian menekankan penting- nya tingkah laku orang-orang yang diberi peranan dan tugas.

Filippo dan Musinger (1975) mengemukakan bahwa pengor- ganisasian adalah kegiatan merancang dan menetapkan komponen pelaksanaan suatu proses kegiatan. Komponen tersebut terdiri atas tenaga manusia, fungsi, dan fasilitas. Secara khusus dikemukakan bahwa pengorganisasian ialah kegiatan menetapkan sumber- sumber manusiawi yang d il.ibatkan dalam suatu kegiatan, menetapkan tugas setiap orang yang terlibat dalam suatu kegiatan, dan menyusun aturan kegiatan yang dimuat dalam ketentuan lembaga. Setiap orang yang terlibat di dalamnya dapat mendaya- gunakan fasilitas dan alat-alat yang tersedia untuk memperlancar pelaksanaan kegiatan yang telah disusun dalam rencana.

Baca juga : Perkembangan Sosial pada Masa Remaja, Tujuan, Perilaku dan Sikap Sosial dalam Bergaul 

Tarry (1977) menjelaskan bahwa pengorganisasian meru- pakan kegiatan dasar manajemen. Pengorganisasian dilakukan untuk menghimpun dan menyusun semua sumber yang disyarat- kan dalam rencana, terutama sumber karya manusia sedemikian rupa sehingga kegiatan pencapaian tujuan dapat dilaksanakan secara efisien dan efektif. Dengan pengorganisasian orang-orang dapat disatukan dalam satu kelompok atau lebih untuk melakukan berbagai tugas. Tujuan pengorganisasian adalah membantu orang- orang untuk bekerjasama secara efektif dalam wadah organisasi atau lembaga.

Paul Hersey dan Kenneth H. Blancard mengemukakan arti pengorganisasian lebih luas. Kedua paham tersebut mendefenisi- kan pengorganisasian sebagai kegiatan memadukan sumber- sumber yaitu manusia, modal dan fasilitas, serta menggunakan sumber-sumber itu untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Berdasarkan batasan ini, pengorganisasian berfungsi untuk mengintegrasikan ke dalam kegiatan sistematis untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Siagian (1982 : 4-5) memberi batasan tentang pengor- ganisasian sebagai keseluruhan proses pengelompokan orang-or- ang, alat-alat , tugas- tugas, tanggung jawab dan we wenang sedemikian rupa sehingga tercipta suatu organisasi yang dapat digerakkan sebagai suatu kesatuan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Selanjutnya, Siagian membedakan peng- organisasian menjadi dua bagian. Pertama disebut administrative organizing yaitu proses pembentukan organisasi secara keseluru- han. Kedua disebut managerial organizing, yaitu pengorganisasian bagian dari organisasi keseluruhan itu. Kedua bagian pengorgani- sasian ini saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya.

Dalam pengertian diatas terkandung tujuh ciri pengorganisasian :

a. Upaya pemimpin atau pengelola untuk memadukan sumber- sumber manusiawi dan non manusiawi yang diperlukan.

b. Sumber-sumber manusiawi memiliki syarat yang ditetapkan.

Syarat tersebut yaitu keahlian, kemampuan dan kondisi fisik yang sesuai dengan tuntutan organisasi serta perkembangan lingkungan.

c. Adanya sumber non manusiawi meliputi fasilitas (gedung dan perlengkapan) alat-alat dan biaya yang tersedia atau yang disediakan.

d. Kedua sumber-sumber itu diintegrasikan dalam suatu organisasi. e. Dalam suatu organisasi terdapat pembagian tugas, wewenang

dan tanggung jawab diantara orang-orang untuk menjalankan

rangkaian kegiatan yang direncanakan.

f. Rangkaian kegiatan diarahkan untuk mencapai tujuan

g. Pencapaian tujuan, sumber manusiawi menunjang peran utama dan paling menentukan.

Pengorganisasian merupakan aktivitas menyusun dan mem- bentuk hubungan-hubungan kerja antara orang-orang sehingga terwujud suatu kesatuan usaha dalam mencapai tujuan-tujuan yang telah d itetapkan. Di dalam pengorganisasian terdapatadanya pembagian tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab secara terinci menurut bidang-bidang dan bagian-bagian, sehingga dari situ dapat terciptalah adanya hubungan-hubungan kerjasama yang harfmonis dan lancar menuju pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian sebagai fungsi administrasi pendidikan menjadi tugas utama bagi para pemimpin pendidikan termasuk kepala sekolah. Kita mengetahui bahwa dalam kegiatan sekolah sehari-sehari terdapat bermacam-macam jenis pekerjaan yang memerlukan kecakapandan keterampilan dan tanggung jawab yang berbeda-beda. Keragaman tugas dan pekerjaan semacam itu tidak mungkin dilakukan dan dipikul sendiri oleh seoran pemimpin. Dalam hal inilah terletak bagaimana kecakapan kepala sekolah mengorganisasi guru-guru dan pegawai sekolah lainnya dalam menjalankan tugasnya sehari-hari sehingga tercipta adanya hubungan kerja sama yang harmonis dan lancar.

Yang perlu diperhatikan dalam pengorganisasian antara lain ialah bahwa pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab hendaknya disesuaikan dengan penglaman,bakat, minat, penge- tahuan dan kepribadian masing-masing prang yang dikperlukan dalam menjalankan tugas-tugas tersebut.

Dengan demikian pengorganisasian sebagai salah satu fungsi administrasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :

“pengorganisasian adalah aktivitas-aktivitas menyusun dan membentuk hubungan-hubungan sehingga terwujudlah kesatuan usaha dealam mencapai maksud-maksud dan tujuan- tujuan pendidikan”.

Prinsip-prinsip Pengorganisasian

Hasil pengorganisasian adalah terwujudnya organisasi yang dapat melaksanakan tugas-tugas pekerjaan sesuai dengan kegiatan yang telah ditetapkan dalam rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Roco Carzo mengetengahkan bahwa prinsip pengorganisasi ada tiga prinsip yaitu kebermaknaan; keluwesan; kedinamisan (Connor, 1974 : 131). Kemudian Sudjana (2000 : 125) menguraikan pendapat yang dikemukakan oleh Roco Carzo tersebut. Keber- maknaan memberi gambaran bahwa pengorganisasian itu memiliki daya guna dan hasil guna yang tinggi terhadap pelak- sanaan kegiatan yang ditetapkan dalam rencana dan terhadap pencapaian tujuan yang telah ditentukan. Keluwesan memberi peluang untuk terjadinya perubahan, seperti pengembangan atau modifikasi dalam organisasi pada saat kegiatan sedang berlangsung. Kedinamisan menjadi acuan bagi setiap orang dalam organisasi untuk mengembangkan kreativitas dalam melaksanakan tugas pekerjaan. Menurut Tarry (1978), kedinamisan menjadi tuntutan pengorganisasian. Tuntutan itu didasarkan atas perspektif perkem- bangan organisasi, perubahan sikap, kemampuan dan kepentingan orang-orang dalam organisasi. Singkatnya, ketiga prinsip tersebut yaitu kebermaknaan, keluwesan dan kedinamisan, saling berkaitan dan saling menguatkan antara satu dengan yang lainnya.

Baca juga : Perkembangan Sosial pada Masa Sekolah dan Prasekolah dan Implikasi dalam Pendidikan  

Tahap Pelaksanaan Pengorganisasian

Sudjana (2000: 126) mengemukakan bahwa pengorganisasian perlu dilakukan melalui tujuh urutan kegiatan. Pertama, upaya memahami dengan sebaik baiknya tentang tujuan yang telah d itetapkan, kebijaksanaan, rencana dan program, rangkaian kegiatan untuk mencapai tnjuan. Kedua, penentuan tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan dengan terlebih dahulu mempertim- bangkan kebijaksanaan dan aturan-aturan yang berlaku. Ketiga, upaya mem.ilah milah penggalan berbagai tugas pekerjaan yang kemudian diikuti dengan pengelompokan tugas. Penggalan dan pengelompokan tugas pekerjaan disusun secara sederhana, logis, menyeluruh, dan mudah dimengerti. Keempat, menentukan pembagian batas-batas yang jelas tentang tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan oleh bagian-bagian yang sejajar dan bagian bagian hirarkis dalam organisasi. Kelima, penentuan persyaratan bagi orang-orang yang diperlukan untuk melakukan tugas pekerjaan berdasarkan bagian-bagian pekerjaan dan kedudukan hirarkis dalam organisasi. Persyaratan ini menyangkut kuahfilcasi tenaga dan jumlahnya. Keenam, penyusunan organisasi dan personalia yang mendukung persyaratan di atas. Ketujuh, penetapan prosedur, metode, dan teknik kegiatan yang cocok untuk mencapai tujuan yang telah d itetapkan. Ketujuh urutan kegiatan ini bertahap dan berkesinambungan, dimodifikasi rincian kegiatan dalam setiap urutan mungkin saja dapat dilakukan.

Pendapat lain tentang langkah langkah pengorganisasian juga dikemukakan oleh Burhanuddin (1990: 218) yaitu sebagai berikut:

a. Penentuan tujuan : melalui tujuan dapat diperkirakan tentang tipe, susunan, corak maupun ukuran besar kecilnya organisasi.

b. Perumusan tugas pokok : segenap tugas pokok yang dirumuskan harus diorientasikan pada pencapaian tujuan, dan disesuaikan pada batas kemampuan, waktu dan fasilitas yang tersedia.

c. Perincian kegiatan : Setelah tugas pokok dirumuskan, perlu dirinci lagi menjadi sejumlah kegiatan praktis/operasional, yang dapat mendukung pelaksanaan misi tugas pokok organisasi.

d. Perincian fungsi : Kegiatan-kegiatan yang telah dirinci pada dasarnya masih heterogen. Diantaranya ada yang saling ber- hubungan dan ada pula yang tidak. Untuk itu perlu dikelom- pokkan lagi menurut aneka kegiatan yang homogen yang dikenal dengan istilah fungsi. Fungsi di sini dimaksudkan sebagai kelompok kegiatan yang homogen dalam arti antara kegiatan satu dengan lainnya terdapat hubungan yang erat.

e. Pengelompokan fungsi ke dalam seksi seksi yang lebih spesifik: setelah fungsi-fungsi dirinci perlu diterjemahkan lagi ke dalam fungsi fungsi menjadi satuan satuan organisasi dengan berpedo- man kepada prinsip-prinsip organisasi. Satuan-satuan organisasi yang dimaksud terdiri dari : biro bagian, seksi, bidang, divisi dan sebagainya (Siagian, 1983). Proses diferensiasi menurut unit unit yang lebih kecil ini dapat dilakukan secara horizontal. Hori- zontal didasarkan pada penyebaran fungsi secara defenitif, tanpa membedakan hirarki struktural. Sedangkan vertikal, penyebaran fungsi itu secara spesifik dan juga dengan melihat hirarki strukturalnya secara linear dari atas ke bawah atau sebaliknya.

f. Pengadaan orang : Unsur manusiawi ini dilakukan melalui kegiatan-kegiatan : perencanaan ketenagaan; penarikan tenaga yang dibutuhkan; seleksi ketenagaan untuk menentukan suasana yang paling sesuai kebutuhan organisasi atau punya kualifikas’r, penempatan tenaga; pelaksanaan kompensasi; pembinaan tenaga dan mengatur pemberhentian. Prinsip pokok yang perlu dipegang daiam proses pengadaan manusiawi dalam organisasi adalah : penempatan orang yang tepat, sesuai dengan kemam- puan, minat dan kesukaan masing-masing terhadap tugas-tugas Yang akan dihadapinya.

g. Penyusunan prosedur dan tata kerja : Setelah diadakan unsur manusia dan non manusia perlu disusun prosedur dan tata kerja- nya. Dengan adanya prosedur akan dapat menjawab persoalan bagaimana kegiatan itu dijalankan. Prosedur dilengkapi dengan teknik dan metode kerja, yakni suatu proses penyatuan teknik terbaik untuk melaksanakan segenap aktivitas yang ada dalam organisasi.

h. Penatapan pola lembaga kerja : Pada hakekatnya memang organisasi itu sendiri berarti sudah memberi struktur, dan mene- tapkan pola hubungan antar anggota, baik formal maupun infor- mal.

i. Penyediaan sarana/perlengkapan : Untuk kelancaran kegiatan- kegiatan yang telah ditentukan, maka sarana/perlengkapan perlu dised iakan dalam organisasi. Agar sarana itu benar-benar menunjang kelancaran kegiatan organisasi, perlu dipertimbang- kan tentang sifat tujuan yang hendak dicapai, jumlah orang yang terlibat atau membutuhkan sarana dan prasarana, ruang lingkup kegiatan.

j. Perwujudan program: Segenap kegiatan yang ada sudah dirind bagi satuan organisasi diselenggarakan secara horizontal, dengan berorientasi pada tujuan yang ditetapkan dan koordinasi secara integral.

 
3. Pengkoordinasian (Coordinating)

Adanya bermacam-macam tugas/pekerjaan yang dilakukan oleh banyak orang, memerlukan adanya koordinasi dari seorang pemimpin. Adanya koordinasi yang baik dapat menghindarkan kemungkinan terjadinya persaingan yang tidak sehat dan atau kesimpangsiuran dalam tindakan. Dengan adanya koordinasi yang baik, semua bagian dcan personel dapat bekerja sama menuju ke satu arah tujuan yang telah ditetapkan.

Pengkoordinasian diartikan sebagai usaha untuk menyatu padukan kegiatan dari berbagai individu agar kegiatan mereka berjalan selarfas dengan anggota dalam usaha mencapai tujuan. Usaha pengkoordinasian dapat dilakukan melalui berbagai cara, seperti:

a. melaksanakan penjelasan singkat (briefing);

b. mengadakan rapat kerja;

c. memberikan unjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis,dan

d. memberikan balikan tentang hasil sutu kegiatan. (Soetjipto:137: 2004)

Dengan demikian, koord inasi sebagai salah satu fungsi administrasi pend idikan dapat d isimpulkan sebagi berikut : “koordinasi adalah aktivitas membawa orang-orang, material, pikiran- pkiran, teknikk- teknik dan tujuan- tujuan ke dalam hubungan yang harmonis dan produktif dalam mencapai suatu tujuan”.

Baca juga : Perkembangan Sosial pada Masa Bayi, Implikasi pada Pendidikan dan Reaksi terhadap Orang Lain  

4. Komunikasi

Dalam melaksanakan suatu program pendidikan, aktivitas menyebarkan dan menyampaikan gagasan-gagasan dan maksud- maksud ke seluruh struktur organisasi sanat penting. Proses menyampaikan atau komunikasi ini meliputi lebih dari pada sekedar menyalurkan pikiran- pikiran, gagasan-gagasan dan maksud- maksud secara lisan atau tertulis.

Komunikasi secara lisan pada umumnya lebih mendatangkan hasil dan pengertian yang jelas dari pada secara tertulis. Demikian pula komunikasi yang dilakukan secara informal dan secara formal mendatangkan hasil yang berbeda pengaruh dan kejelasannya.

Menurut sifatnya, komunikasi ada dua macam yaitu komuni- kasi bebas dan komunikasi terbatas. Dalam komunikasi bebas, setiap anggota dapat berkomunikasi dengan setiap anggota yang lain. sedangkan dalam komunikasi terbatas, setiap anggota hanya dapat berhubungan dengan beberapa anggota tertentu saja.

Dengan demikian, organisasi sebagai salah satu fungsi adminis- trasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut : “komunikasi dalam setiap bentuknya adalah suatu proses yang hendak mempe- ngaruhi sikap dan perbuatan orang-orang dalam struktur or- ganisasi”.

5. Supervisi

Setiap pelaksanaan program pendidikan memerlukan adanya pengawasan atausupervise. Pengawasan bertanggung jawab tentang keefektifan program itu. Oleh karena itu, supervise haruslah meneliti ada atau tidaknya kondisi-kondisi yang akan memung- kinkan tercapainya tujuan-tujuan pendidikan.

Jadi, fungsi supervisi yang terpenting adalah : menentukan kondisi-kond isi/syarat-syarat apakah yang diperlukan, dan memenuhi/ mengusahakan syarat-syarat yang diperlukan itu.

Dengan demikian , supervisi sebagai salah satu fungsi adminis- trasi pendidikan dapat disimpulkan sebagai berikut :

“supervisi sebagai fungsi administrasi pendidikan berarti aktivitas-aktivitas untuk menentukan komdisi-kondisi/syarat- syarat yang esensial yang akan menjamin tercapainya tujuan- tujuan pendidikan”.

6. Kepegawaian (Staffing)

Sama halnya dengan fungsi-fungsi administrasi pendidikan yang telah diuraikan terdahulu kepegawaian merupakan fungsi yang tidak kalah pentingnya. Agak berbeda dangan fungsi-fungsi administrasi yang telah dibicarakan, dalam kepegawaian yang menjadi titik penekanan ialah personal itu sendiri. Aktivitas yang dilakukan di dalam kepegawaian antara lain : menentukan, memilih, menempatkan dan membimbing personel.

Sebenarnya fungsi kepegawaian ini sudah dijalankan sejak penyusunan perencanaan dan pengorganisasian. Di dalam pengor- ganisasian telah dipikirkan dan diusahakan agar untuk personel- personel yang menduduki jabatan-jabatan tertentu di dalam struktur organisasi itu dipilih dan di angkat orang-orang yang memiliki kecakapan dan kesanggupan yang sesuai dengan jabatan yang di pegangnya. Dalam hal ini prinsip the right man in the right place selalu di perhatikan.

7. Pembiayaan

Biaya/pambiayaan merupakan salah satu faktor yang sangat penting dalam sebuah organisasi karena biaya ini sangat menen- tukan bagi kelancaran jalannya sebuah organisasi, tanpa biaya yang mencukupi tidak mungklin terjamin kelancaran jalannya suatu organisasi.

Setiap kebutuhan organisasi, baik personel maupun material, semua memerlukan adanya biaya., itulah sebabnya masalah pembiayaan ini harus sudah mulai dipikirkan sejak pembuatan plan- ning sampai dengan pelaksanaannya.

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam fungsi pembiayaan, antara lain :

a. perencanaan tentang berapa biaya yang diperlukan

b. dari mana dan bagaimana biaya itu dapat diperoleh/diusahakan c. bagaimana penggunaanya

d. siapa yang akan melaksanakannya

e. bagaimana pembukuan dan pertangung jawabannya f. bagaimana pengawasannya, dll.

8. Penilaian (Evaluating)

Evaluasi sebagai fungsi administrasi pendidikan adalah aktivi- tas untuk meneliti dan mengetahui sampai di mana pelaksanaan yang dilakukan di dalam proses keseluruhan organisasi mencapai hasil sesuai denhan rencana atau program yang telah di tetapkan dalam rangka pencapaian tujuan pendidikan. Setiap kegiatan, baik yang dilakukan oleh unsure pimpinan maupun oleh bawahan, memerlukan adanya evaluasi.

Dengan mengetahui kasalahan-kasalahan atau kekurangan- kekurangan serta kemacetan-kemacetan yang d iperoleh dari tindakan evaluasi itu, selanjutnya dapat di usahakan bagaimana cara-cara memperbaikinya.(Purwanto:15-22:2007)

Baca juga : Pengertian dan Teori Perkembangan Sosial Menurut Para Ahli  

Secara lebih rinci maksud penilaian (evaluasi) adalah :

a. Memperoleh dasar bagi pertimbangan apakah pada akhir suatu periode kerja , pekejaan tersebut berhasil.

b. Menjamin cara bekerja yang efektif dan efisien.

c. Memperoleh fakta-fakta tentang kesukaran-kesukaran dan untuk menghindari situasi yang dapat merusak.

d. Memajukan kesanggupan para personel dalam mengembangkan organisasi. (Soetjipto:138:2004)

Perlu ditekankan disini bahwa fungsi-fungsi pokok yang telah dibicarakan di atas satu sama lain sangat erat hubungannya, dan kesemuanya merupakan suatu proses keseluruhan yang tidak terpisahkan satu sama lain dan merupakan rangkaian kegiatan yang kontinyu.