Penulisan Alamat Surat yang Benar dan Tepat Beserta Contohnya

Juni 19, 2022 Posting Komentar

Pengertian surat adalah : Arti dan Fungsi Surat

Surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak lain. Informasi dalam surat dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, permintaan, laporan, pemikiran, sanggahan, dan sebagainya. Agar komunikasi melalui surat dinilai efektif, maka isi ataumaksud surat harus terang dan jelas, serta tidak menimbulkan salah arti pada pihak penerima.

Surat menyurat adalah salah satu bentuk komunikasi dengan mempergunakan surat sebagai alat, oleh karena itu surat menyurat merupakan salah satu alat komunikasiyang sangat penting dan setiap waktu dilakukan dalam tugas sehari-hari dalam kantor.

Surat merupakan salah satu alat komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan dari pihak lain untuk menyampaikan berita dengan demikian jelas bahwa surat sangat penting artinya dalam membantu memperlancar tercapainya tujuan organisasi secara tepat.

Perlu diusahakan agar dapat membuat surat dengan baik, sebab penilaian negatif terhadap surat akan dapat mempengaruhi pula penilaian negatif dalam organisasi.

Tujuan Menulis Surat

Tujuan menulis surat secara garis besar diklasifikasikan menjadi tiga macam, yaitu:

a. Menyampaikan informasi kepada pembaca surat;

b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat tentang isi surat;

c. Ingin mendapatkan tanggapan dan menyampaikan informasi kepada pembaca surat.

Korespondensi dan Koresponden

Korespondensi searti dengan surat-menyurat. Korespondensi adalah suatu kegiatan atau hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan saling berkirimansurat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yakni:

Korespondensi Eksteren, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar.
Korespondensi Interen, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalamsuatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang.

Koresponden

Koresponden adalah orang yang berhak atau mempunyai wewenang menandatanganisurat, baik atas nama perorangan maupun kantor atau organisasi.

Fungsi Surat

Fungsi surat dalam suatu organisasi antara lain:

a. Surat sebagai media komunikasi.
b. Surat sebagai barometer.
c. Surat sebagai duta penulis.
d. Surat sebagai bukti tertulis.
e. Surat sebagai salah satu otak kegiatan suatu kantor

Kelebihan Surat:

Murah
Daya jangkau lebih luas
Bersifat formal dan efektif
Bisa dijadikan bukti hitam di atas putih

Penulisan surat yang benar dan tepat

Surat yang baik dan benar adalah surat yang disusun dan ditulis mengikuti syarat-syarat,yaitu :

Tidak mengandung makna ganda
Antara penerima dan pengirim memiliki maksud yang sama
Sederhana
Tepat menggunakan kata dalam pemakaiannya
Tulisannya tersusun rapi dan berurutan

Bahasa yang digunakan dalam surat, sebaiknya:

Mengutamakan sama derajat
Tegas
Mudah dimengerti oleh pembaca
Menggunakan bahasa yang sopan
Jelas antara penulisan dan makna

Penulisan alamat surat yang benar dan tepat

EYD yang sering digunakan dalam Surat Menyurat

a. Penulisan Nama dan Alamat Perusahaan

1. PT Persada Abdi Jalan Bung Hatta 101 Jakarta Pusat 372562.

2. PT Dian Rama Global Jalan H. Andi Salim 22 Bandar Lampung 38147

b. Penulisan Nama Jabatan

Nama jabatan yang lazim di lingkungan perusahaan yaitu direktur, manajer, kepala, ketua. Huruf kapital dipakai sebagai huruf pertama nama-nama jabatan jika diikuti nama perusahaan.

Contoh:

1. Direktur Utama PT Mandiri

2. Manajer PT Nusantara

c. Penulisan Bentuk Singkatan dan Akronim

Singkatan umum yang terdiri atas dua huruf, setiap hurufnya diikuti tanda titik. Contohnya:

1. a.n. : atas nama

2. d.a. : dengan alamat

3. s.d. : sampai dengan Singkatan umum yang terdiri atas tiga huruf hanya diikuti satu tanda titik, contohnya:

Yth. : Yang terhormat
Bpk. : Bapak
Sdr. : Saudara

4. Jln. : Jalan Singkatan lainyang diikuti tanda titik adalah singkatan nama orang dan singkatan nama gelar, baik gelar kesarjanaan, gelar bangsawan, maupun gelar keagamaan, misalnya:

A. Yani : Ahmad Yani (singkatan nama)
H. Saleh : Haji Saleh (singkatan gelar keagamaan)
Ir. Shofia : Insinyur Shofia (singkatan gelar kesarjanaan)

Singkatan satuan ukuran, takaran, timbangan, dan lambang mata uang tidak diikuti tanda titik, contohnya:

cm : centimeter
kg : kilogram

Singkatan nama perusahaan, lembaga pemerintah, organisasi, dan nama dokumen resmi yang terdiri atas hurufawal ditulis dengan huruf kapital dan tidak diberi tanda titik Contohnya:

MPR : Majelis Permusyawaratan Rakyat
PT : Perseroan Terbatas

Akronim nama diri yang berupa gabungan suku kata atau gabungan huruf suku kata dari deret kata ditulisdengan huruf awal kapital. Contohnya:

Toserba : Toko Serba Ada
Unila : Universitas Lampung

Contoh menulis alamat surat yang benar dan jenisnya

a. Alamat yang ditujukan kepada perorangan

Contoh: Yth. Sdr. Difa Sukmasari, S.E.

Jln. Jend. Sutomo No. 92

Bandar Lampung 36159

b. Alamat yang ditujukan kepada nama jabatannya

Contoh: Yth. Direktur PT Mandiri Pratama

Jln. Mawar Raya No. 312

Jakarta 13665

Contoh alamat surat yang benar

Yth. Ibu Personalia CV. Kreasi Menara
Jln. M.T. Wahono 17, Jakarta Utara

Kepada Yth. HRD P.T. Perkasa Jaya
Jl. Indo Pasifik 5, Surabaya

Kepada Yth. Biro Jayando PT Jaya Utama
Jalan Hurip Sumoharjo 22, Solo

Yth. Personalia PT Grama Persada
Jalan Jenderal Sudirman Kaveling 9, Yogyakarta

Kepada Personalia PT Warmindo Jaya
Jl. Gatot Subroto no. 8, Jakarta Selatan

Kepada YTH, Pengertian dan cara penulisan

Salah satu hal yang acap kali keliru ditulis dalam penulisan alamat surat adalah penempatan “kepada” dan “yang terhormat”. Penulisan “yang terhormat” atau disingkat “Yth.” tidak perlu diikuti oleh “kepada”. Hal ini dikarenakan “kepada” merupakan kata yang berfungsi sebagai penghubung.

Seringkali dijumpai dalam penulisan surat penggunaan frasa "Kepada Yth.". Penggunaan frasa "Kepada Yth." tidak tepat. Kata "kepada" dalam penulisan alamat surat tidak perlu. Tanpa kepada pun, "Yth." pada alamat surat sudah merujuk penerima surat. Jadi, kalau menggunakan "Kepada", gunakan "Kepada" saja. Kalau mau menggunakan "Yth", gunakan "Yth." saja. Selanjutnya penulisan "YTH.". Penulisan "Yang terhormat" ditulis "Yth."